Factores clave para el éxito de implantación de un ERP

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Uno de los errores más comunes en una implantación de un software de gestión (ERP), es pensar que las organizaciones están totalmente preparadas para ello. Las organizaciones necesitan, no solo entender los factores clave para el éxito de implantación de un ERP que puedan llevar al éxito del proyecto, sino saber tomar las decisiones adecuadas para potenciarlas.

El éxito del proyecto de implantación debe contemplar, el alcance de los objetivos, dentro del plazo planificado, dentro del presupuesto y con un aceptable retorno de la inversión (ROI).

ITE4 sigue la metodología del PMI (Project Management Institute), con lo que se asegura una alta probabilidad de éxito en cada uno de los proyectos que lleva a cabo.

Para ITE4 los principales factores de éxito en la implantación de un ERP son:

 

  1. Correcta definición e inicio del proyecto.
  2. Compromiso de la dirección.
  3. Alcance del proyecto.
  4. El equipo del proyecto.
  5. Gestión de cambios, comunicación y formación.
  6. Definición correcta de personalizaciones.
  7. Presupuesto.
  8. Cierre del proyecto.

 

 1. Correcta definición e inicio del proyecto.

En esta fase se debe definir perfectamente toda la información necesaria sobre el proyecto y comunicarlo a los interesados del mismo.

Recomendamos:

Preparar y revisar la estrategia de negocio para ver si el proyecto se adapta a la compañía.

Preparar y revisar la estrategia de IT de la empresa y comprobar que el proyecto se adapta a toda la política informática.

Preparar y revisar el alcance y objetivos a cumplir por el nuevo ERP. Como los módulos a implantar, procesos a definir y completar, etc.

Preparar e informar a toda la organización de los cambios que se van a producir con el nuevo ERP, a fin de involucrar a todo el personal en el éxito del proyecto. Se aplicarán técnicas de gestión de cambios, reuniones informativas, recolección de impresiones y opiniones de los usuarios, etc.

 

 2. Compromiso de la dirección.

Una implementación del nuevo ERP va a afectar en la forma de cómo una empresa opera, mediante la actualización de los procesos de negocio y el cambio del sistema. Los altos directivos y gerentes de nivel medio deben participar en el proyecto desde su inicio hasta su finalización. Esto le da al proyecto la visibilidad adecuada a través de la organización y muestra al personal en general la importancia del proyecto.

Recomendaciones:

  • Involucre en el proyecto a un comité de dirección, creando una estructura de resolución de problemas durante el ciclo del proyecto. Esta participación contribuirá a mantener el apoyo al proyecto y mantenerlos informados sobre el avance del mismo.

 

 3. Alcance del proyecto.

El nuevo ERP puede que no vaya a satisfacer todas las necesidades de la organización. Desarrollar los procesos del  ERP y entender sus componentes, y cómo van a encajar con otros sistemas y herramientas es básico. Por tanta, se dede definir el alcance del proyecto a partir de una posición de conocimiento, detallando lo que el proyecto se va a incluir y lo que no.

Recomendaciones:

  • Comprender los requisitos del negocio y planificar cómo van a ser satisfechos.
  • El ERP va a satisfacer algunas de sus necesidades de negocio. Definir un plan en cuanto a cómo se cumplirán otros requisitos del negocio, tales como la gestión de datos, BI, medios de comunicación, etc.
  • Definir aquellos documentos que no están en el alcance y que pueden afectar.

 

 4. El equipo del proyecto.

El equipo del proyecto debe estar compuesto por personal a tiempo completo, que incluye un director de proyecto y otros que representan las áreas centrales de la empresa. Si se utiliza una consultoría externa, el equipo del proyecto tiene que tener una relación buena y coherente de trabajo con los consultores. Además, identificar un conjunto de recursos de las distintas áreas de la empresa para proporcionar experiencia en temas importantes y concretos.

Recomendaciones:

  • Utilizar metodologías y herramientas de implementación de proyectos.
  • Potenciar el equipo para tomar decisiones.
  • El equipo del proyecto debe estar en el mismo sitio donde se ejecute el proyecto, ya que esto ayuda a la comunicación.
  • Identificar expertos de las distintas áreas de la organización para consultas.
  • El equipo del proyecto debe tener una buena relación de trabajo con los consultores.

 

 5. Gestión de cambios, comunicación y formación.

El proyecto de ERP no sólo dará lugar a cambios en los sistemas, sino también en procesos y cambios organizativos. Un equipo de gestión de cambios será necesario que la organización para hacer frente al impacto. El tamaño del equipo variará dependiendo del tamaño del proyecto y la cantidad de cambios. Normalmente, los proveedores de software o los consultores ayudarán a los empleados de la organización a gestionar los cambios.

Recomendaciones:

  • Crear mecanismos de comunicación, tales como una página web, boletines, road shows, almuerzos informativos, etc.
  • Desarrollar una buena comunicación entre el equipo del proyecto y de la organización en su conjunto.
  • Los usuarios clave deben estar involucrados con el proyecto y su progreso, ya que esto ayudará a la aceptación de los cambios.
  • Crear un modelo de negocio que muestre los cambios en los procesos y la funcionalidad del sistema, así como los beneficios que aporta a los cambios.
  • Formar a los usuarios tanto durante la etapa de ejecución del proyecto como después del cierre.

 

 6. Definición correcta de personalizaciones.

La mayoría de los ERP están construidos con procesos estándar funcionamiento de una empresa. Una organización debe mantener un estricto control sobre las personalizaciones, ya que pueden disminuir la efectividad del sistema y ser perjudiciales para futuras actualizaciones del ERP. Estas modificaciones pueden conllevar un aumento en el alcance y el presupuesto del proyecto, por tanto se deben definir y justificar muy bien.

Recomendaciones:

  • Estudiar otras instalaciones en empresas similares y ver qué personalizaciones se adoptaron.
  • Realizar un análisis de prioridad de las personalizaciones (Alto = Requerido, Medio = buscar solución alternativa, Bajo = estaría bien tenerla).
  • Establecer expectativas claras sobre la posición de la empresa en relación con las personalizaciones, tales como coste y beneficio.
  • Crear un proceso de análisis para cada personalización.
  • Estar preparado para adecuar estas modificaciones a las nuevas versiones del ERP.

 

 7. Presupuesto.

Las organizaciones deben crear un presupuesto realista para incluir todos los costos de la implementación, como el software, el hardware y los recursos de personal. La mayoría de las organizaciones esperan un retorno de la inversión (ROI) de un proyecto de ERP, lo cual es lógico y se debería calcular. Se debe realizar un presupuesto realista.

Recomendaciones:

  • Crear una buena estimación de los costos de implementación y mantener un estricto control de los costes.
  • No reducir los costos en la gestión del cambio, la formación y la gestión de proyectos.

 

 8. Cierre del proyecto.

Hacer un buen cierre del proyecto es tan importante como iniciar el proyecto. Se debe controlar que se ha conseguido el alcance, que los requisitos se han implementado y obtener la validación de los usuarios.

Recomendaciones:

  • Comunicar de forma clara cuando el nuevo sistema se pondrá en marcha y cuando se apagará el sistema antiguo.
  • Preparar el traspaso de funciones de implantación del proyecto a soporte desde el punto de vista del partner del ERP.
  • Auditar cada uno de los procesos validando que funcionan como se había planificado.

Para más información consulte www.ite4.es